Giới thiệu

Microsoft Outlook là một chương trình hỗ trợ quản lý và kiểm tra Emails được Microsoft tích hợp sẵn trong bộ cài đặt Microsoft Office nổi tiếng. Có thể nói Outlook chính là công cụ Mail App được nhiều cá nhận, tổ chức sử dụng nhất hiện nay để kết nối đến các dịch vụ máy chủ Mail thông qua hai giao thức là POP và IMAP.

Chức năng chính của Outlook là soạn, gửi tin nhắn qua Email và kèm theo các công cụ đính kèm File tài liệu như trên Gmail mà bạn vẫn thường hay sử dụng. Ngoài ra, Outlook còn hỗ trợ các tính năng như sao lưu, thêm nhiều tài khoản Email khác trên cùng một công cụ,…

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách để cấu hình Microsoft Outlook 2016 cho Mail services của bạn thông qua hai giao thức chính là POP và IMAP.

Cấu hình Outlook 2016 cho Mail services với giao thức POP

Đầu tiên chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách để cấu hình kết nối đến máy chủ Mail của bạn thông qua Microsoft Outlook 2016 cho Mail services của bạn thông qua giao thức POP.

Bước 1: Bạn truy cập vào Outlook và chọn File để thêm một Email Account vào Outlook. Tại mục Account Information, bạn click chọn Add Account.

Bước 2: Bạn click chọn vào tùy chọn Manual Setup or additional server types rồi chọn Next.

Bước 3: Bạn click vào mục POP or IMAP rồi chọn Next để tiếp tục.

Bước 4: Bạn thiết lập các thông tin cấu hình như Display Name, địa chỉ Email và mật khẩu trên Outlook 2016 cho Mail của bạn.

Sau đó tại phần Acccount Type bạn chọn POP

Incoming mail Server và Outgoing mail server (SMTP): Bạn sẽ được cung cấp thông tin này từ nhà đăng kí dịch vụ Email của bạn hoặc tùy vào cấu hình trên Mail Server của bạn.

Bước 5: Tại tab Outgoing Server, bạn click chọn vào mục My Outgoing server (SMTP) requires authentication.

Bước 6: Tại tab Advanced, bạn nhập các thông tin như sau:

• Incoming server (POP3): Bạn nhập port 110 hoặc click chọn vào This server requires an encypted connection (SSL) rồi chọn port 995.
• Outgoing server (SMTP): Bạn chọn port 25 (None), 465 (SSL), 587 (TLS) tùy vào thông tin mà nhà cung cấp hoặc cấu hình của bạn.
• Server timeouts: Tăng thời gian kết nối POP từ Outlook để máy chủ Mail của bạn.
• Delivery: Tạo một bản sao email trên máy chủ Mail và xóa Email đó sau khoảng 14 ngày. Bạn có thể thay đổi giá trị trên bằng cách thay đổi tại mục Remove from serve after.

Bước 7: Kiểm tra các cấu hình và cách chọn Next hoặc click vào nút Test Account Settings và đảm bảo rằng bạn nhận được các thông báo như bên dưới.

Bước 8: Sau đó bạn chọn Finish để hoàn tất.

Cấu hình Outlook 2016 cho Mail services với giao thức IMAP

Đầu tiên chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách để cấu hình kết nối đến máy chủ Mail của bạn thông qua Microsoft Outlook 2016 thông qua giao thức IMAP.

Bước 1: Bạn truy cập vào Outlook và chọn File để thêm một Email Account vào Outlook. Tại mục Account Information, bạn click chọn Add Account.

Bước 2: Bạn click chọn vào tùy chọn Manual Setup or additional server types rồi chọn Next.

Bước 3: Bạn click vào mục POP or IMAP rồi chọn Next để tiếp tục.

Bước 4: Bạn thiết lập các thông tin cấu hình như Display Name, địa chỉ Email và mật khẩu trên Outlook 2016 cho Mail của bạn.

Sau đó tại phần Acccount Type bạn chọn IMAP

Incoming mail Server và Outgoing mail server (SMTP): Bạn sẽ được cung cấp thông tin này từ nhà đăng kí dịch vụ Email của bạn hoặc tùy vào cấu hình trên Mail Server của bạn.

Bước 5: Tại tab Outgoing Server, bạn click chọn vào mục My Outgoing server (SMTP) requires authentication.

Bước 6: Tại tab Advanced, bạn nhập các thông tin như sau:

• Incoming server (IMAP): Bạn nhập port 143 hoặc click chọn vào This server requires an encypted connection (SSL) rồi chọn port 993.
• Outgoing server (SMTP): Bạn chọn port 25 (None), 465 (SSL), 587 (TLS) tùy vào thông tin mà nhà cung cấp hoặc cấu hình của bạn.
• Server timeouts: Tăng thời gian kết nối POP từ Outlook để máy chủ Mail của bạn.
• Folders : IMAP cho phép bạn xác định thư mục (online hoặc local) để gửi / xóa các mail của bạn.
• Sent items: Outlook sẽ sử dụng thư mục đã thiết lập ở trên để gửi Mail và sẽ có một lựa chọn cho phép bạn tạo các bản copy này vào thư mục đó.
• Delete Items: Các mail mà bạn đã xóa sẽ được move đến Deleted Items hoặc Trash nhưng các Mail này sẽ không bị xóa cho đến khi bạn xóa đi các Mail trong 1 trong các thư mục này.

Bước 7: Kiểm tra các cấu hình và cách chọn Next hoặc click vào nút Test Account Settings và đảm bảo rằng bạn nhận được các thông báo như bên dưới.

Bước 8: Sau đó bạn chọn Finish để hoàn tất cấu hình Outlook 2016 cho Mail của bạn.

Tổng kết

Ở bài viết trên, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách để cấu hình Microsoft Outlook 2016 cho Mail services của bạn thông qua hai giao thức chính là POP và IMAP.

Trong trường hợp bạn cần thêm các thông tin về dịch vụ hoặc các hướng dẫn sử dụng, bạn có thể xem thêm về chuyên đề Email Services tại đây.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc phản hồi nào, hãy để lại bình luận bên dưới.